Mega Annual Gathering 2014 (Part 1)

Setelah beberapa ketika membuat persediaan dan penantian, maka pada 31hb Mei 2014 telah bermulanya acara besar bagi Exora Owners' Club Motorsport iaitu Mega Annual Gathering.

 

Sememangnya acara yang dinanti-nantikan oleh aku memandangkan acara ini adalah secara terus melibatkan aku sebagai ketua penganjur. Di bantu rapat oleh rakan-rakan dari EOCMotorsport setempat dikalangan Geng Lendat Melaka (GLM), acara ini menjadi satu ukuran kepada Geng Lendat Melaka untuk membuktikan yang GLM mampu melaksanakan amanah dengan jayanya.

Before kita bercerita tentang hari acara, it is good to share tentang persediaan yang telah dijalankan kerana persediaan perlu teliti, menarik serta realistik.

Secara ringkasnya, berikut adalah apa yang telah dilakukan sebelum Mega Annual Gathering berlangsung :-

1. Gambaran konsep :- Apabila aku mendapat tahu yang aku perlu mengetuai MAG 2014, the first thing on my mind adalah konsep. Dengan idea yang ada beserta ditambah dengan usul serta pendapat dari rakan-rakan GLM serta Ahli Majlis Tertinggi (AMT), aku tetapkan 1 konsep untuk MAG 2014. Once telah decided, sebarang usaha untuk penambahan atau pengurangan perlulah di nilai dengan berlandaskan ratio1:9 yang mana 1(menerima) dan 9(tidak menerima). Ini penting bagi memastikan yang perancangan tidak diganggu dan untuk memastikan perancangan berjalan dengan lancar.
2. Setup AJK :- Acara Mega bukan satu acara yang boleh dilakukan secara One Man Show. Ia memerlukan kerjasama kukuh dan wajib untuk ada komiti AJK serta komiti petugas. Meskipun aku sebagai Ketua Penganjur, di dalam carta organisasi AJK, aku tetap meletakkan Ketua Negeri sebagai Pengerusi kerana jawatan adalah penting di dalam sebarang bentuk organisasi. Still rujukan aku, keyakinan idea dan perancangan aku perlukan signal yang positif daripada Ketua Negeri. Ketua Negeri perlu yakin dengan perancangan aku dengan 100% then baru aku rasa selesa untuk menggerakkan perancangan. Alhamdulillah, Ketua Negeri bagi Negeri Melaka iaitu Cip Belalang telah meletakkan 100% kepercayaan serta menyokong segala usul dan planning yang aku telah lakukan. AJK-AJK yang dilantik adalah dari kalangan rakan-rakan GLM yang aktif.
3. Lokasi :- Di dalam semua perancangan, perkara utama yang perlu diselesaikan dahulu adalah lokasi acara. Kat sini aku maksudkan adalah hotel/tempat penginapan. Banyak kriteria yang perlu diambilkira sebelum keputusan memilih lokasi dilakukan. Memandangkan Melaka adalah destinasi pelancongan ke-3 tersibuk di Malaysia, kos penginapan adalah tinggi. Kos perlu mengambilkira kemampuan ahli yang berpendapatan rendah. Ini bermakna yang berpendapatan tinggi perlulah mengalah dalam kehendak 'luxury'. Lokasi juga perlu strategik terutama dalam menampung jumlah kenderaan yang banyak (parking) dan tempat letak kereta jugak perlu mudah dari segi akses serta selamat untuk kereta diletakkan. Hotel-hotel di dalam bandar meskipun ada yang berharga lebih murah, namun kemudahan parking adalah tidak memuaskan. Agak mencabar tugasan pencarian hotel/lokasi hingga memakan masa hampir 1 bulan. Rata-rata hotel telah aku minta sebutharga, namun harga serta lokasi tidak mengizinkan. Dan penantian berakhir apabila kami memilih Hotel Permaisuri MITC sebagai lokasi MAG 2014. Penilaian pro and cons dibuat dan akhirnya we decided that this is the best venue apabila beberapa elements dinilai.  
4. Kertas Kerja :- Kertas kerja MAG 2014 disediakan dan diringkaskan di dalam bentuk Powerpoint Presentation. Sekaligus gambaran MAG 2014 dirumuskan dan dibentangkan kepada AMT. AMT perlu yakin dengan perancangan dan AMT perlu menyokong secara positif akan konsep serta isi kandungan acara. Kertaskerja dan rumusan juga perlu ada anggaran bajet serta perbelanjaan per person. Perbelanjaan dikira secara am dahulu sebelum anggaran kasar dilakukan dengan nilai hampir sama. Perbelanjaan ini perlu merangkumi segala kos selama 3 hari 2 malam dengan semua akitiviti pada sepanjang MAG2014 wajib dimasukkan.
5. Tentative Itinerary :- Draft program berdasarkan konsep perlu dilakukan setepat mungkin mengikut waktu bermula dari 31hb Mei 2014 sehingga 2hb Jun 2014. Program kemudiannya perlu dipecahkan dengan butiran sokongan seperti aktiviti 'background' yang perlu dilakukan oleh AJK serta pengiraan kos yang betul berdasarkan sebutharga-sebutharga yang diperolehi.
6. Tajaan :- Apabila kita sudah mendapat anggaran kos sebenar, kita sudah dapat menetapkan harga kos untuk 1 orang/1 keluarga. Ini adalah tetap and AJK must stick with it. Pencariaan tajaan adalah untuk memastikan yang acara akan berjalan dengan lebih meriah dengan pelbagai 'make up'. Kita perlu tahu which is compulsory dan which is optional. Compulsory adalah kos yang tidak dapat kita elakkan manakala optional di dalam planning MAG 2014 adalah perbelanjaan untuk memeriahkan lagi acara. So tajaan yang akan diminta untuk MAG 2014 berlandaskan untuk kemeriahkan acara and it is not a profit orientated planning meskipun pada asalnya we thought about making some profit for both Local EOCM and Centre EOCM. So, back to tajaan. Aku telah senaraikan beberapa syarikat serta individu yang berpotensi yang kami dapatkan tajaan dan surat rasmi dikeluarkan kepada setiap syarikat untuk mendapatkan tajaan. Jumlah tajaan yang diperolehi adalah amat baik dan aku amat berterima kasih kepada setiap penaja di atas sumbangan yang telah mereka berikan. Aku akan senaraikan nama-nama penaja on my next post related to MAG 2014. Yang penting, kita perlu nilai apakah kebaikan yang akan diperoleh oleh penaja apabila mereka membuat tajaan. Adakah berbaloi mereka menaja? Apa yang akan kita sumbangkan kepada penaja sebagai membalas jasabaik mereka?
7. Pakaian :- Apabila satu-satu acara dilakukan, baju acara adalah sesuatu yang wajib. Untuk MAG 2014, kita mahu berikan peserta dengan sehelai baju yang berkualiti baik. Kita tidak mahu hanya menyediakan baju yang boleh mengecut dengan sekali basuh, tidak tahan peluh dan cepat berbau. Kita mahukan peserta berpuashati dengan kualiti baju. Untuk itu, we decided untuk mendapatkan material yang unik dan material yang dipilih untuk MAG 2014 adalah dari jenis kain jersi AAA. Design atas baju pula perlu bercirikan Negeri Melaka memandangkan Melaka menjadi hos. Cetakan tulisan dan logo perlu tepat. Juga aku decided untuk meletakkan 2 logo pihak ketiga di atas baju tersebut berdasarkan jumlah tajaan/sumbangan yang telah diberikan dengan nilai terbanyak. 1 adalah logo penaja utama dan 2 adalah logo Tourism Melaka.
8. Sticker Acara :- Adalah wajib untuk sticker acara turut dicetak. Dengan berkonsepkan pelancongan Melaka, sticker direka dan dicetak oleh penaja yang telah sudi untuk menaja sticker. Artwork perlu dipersetujui sebelum cetakan dibuat. Cetakan kali ini tidak mencetak nombor peserta secara terus ke atas 'main sticker' sebaliknya ianya dicetak secara berasingan dan ditampal di atas 'main sticker'. Ini berdasarkan pengalaman sebelum ini yang mana ada peserta yang menginginkan nombor acara sama seperti nombor ahli. Dengan nombor yang ditampal, ianya akan boleh dibuka semula selepas acara dan peserta tersebut bebas untuk menampal nombor apa yang mereka suka selepas acara berakhir.
9. Cenderahati / Banner / Bunting :- Semua ini perlu dirancang dan dilakarkan. Lakaran asal dibawa ke kedai pencetak untuk memastikan yang syarikat pencetak mampu membuat design sepertimana yang kita mahukan. Jika tidak boleh, perbincangan perlu dibuat untuk mendapatkan satu design yang kita setuju, bukannya design paksaan oleh syarikat pencetak. Untuk memudahkan serta mempercepatkan proses cetakan / pembikinan, adalah lebih baik semua artwork kita dilakukan dengan menggunakan perisian grafik seperti Illustrator ataupun Photoshop. Size perlu tepat agar apabila cetakan nak dibuat, gambar/pixel tidak pecah. Tone warna perlu jelas untuk jenis cetakan yang mana rata-rata memerlukan tone CYMK dan bukannya RGB. Untuk cenderahati pula, kita perlu merancang kategori cenderahati serta kuantiti cenderahati yang hendak diberikan.
10. Promosi :- Untuk MAG 2014, aku telah menetapkan untuk menjadikan platform Facebook sebagai pusat promosi utama berbanding platform lain seperti Forum, Whatsapp & Telegram. We can't shoot everywhere sebab jika 100% shoot FB, 100% shoot Forum, 100% shoot Whatsapp dan 100% nak shoot Telegram, we won't be able to do anything accept dok melekat kat benda-benda ni jer. Bear in mind that we are doing this on our free time as we are all ada kerjaya masing-masing. So the best for me is Facebook, as tools yang varieties plus easy to manage and we got 100% control on it. Konsep adalah dengan we pumped our info and promo on FB and those yang tiada FB akan mendapat maklumat tersebut melalui Ketua Negeri / Ketua Jajahan masing-masing. That's should be the flow. We are having more than 1,400 members now and it is impossible untuk feed each individual member on the promotion / information. This is where Chief of State and State Committee member should play their roles. Dan alhamdulillah, all state telah memainkan peranan yang amat baik dalam menyalurkan maklumat. EOCMotorsport memey terbaik !

Okay, kita berhenti dulu buat kali ini untuk cerita Mega Annual Gathering 2014. Akan aku sambung on Part 2 soon.